業務効率化の進め方を解説！業務改善につながる具体的方法も合わせて紹介

業務効率化の実現は、多くの企業が解決したい課題の一つです。

働き方改革の推進にともない、今後、ますます効率化が必要になっていきます。

しかし、業務効率化を進めたいと思っていても、何から手を付けていいかわからないという声も多く聞かれます。

そこで、今回は、業務効率化の進め方を紹介するとともに、具体的な方法も紹介していきます。

社員のモチベーション向上や、利益拡大といった効果も得られる業務効率化を実現させたい企業の皆様、必見です。

業務効率化とは

業務効率化とは、業務を進めていくうえで必要のないムダな業務をなくし、仕事の効率を上げていくことを指します。

業務効率化を進めることで、企業にとってポジティブな効果が見込めます。

まずは、業務効率化の目的から確認していきましょう。

業務効率化の目的

企業が業務効率化を進めていく目的としては、業務の中にある「ムダ」「ムリ」「ムラ」をなくすことです。

その結果、リソースを適正な箇所に活用することができ、生産性の向上につなげることも可能です。

また、少子高齢化による労働者不足を補う働き方改革を進めていくうえでも、業務効率化の重要性は高くなってきています。

業務効率化で得られる効果

ここから、業務効率化を進めていくことで、企業が得られる効果を紹介していきます。

時間的工数の削減

1つ目の効果は、時間的工数の削減につながる点です。

業務効率化を進め、作業時間を短縮することで、残業時間を減らすことができます。

残業時間を減らすことは従業員にとって働きやすい環境になるほか、人件費の削減にもつながっていくため、企業にもたらす効果は非常に大きいものとなります。

社員のモチベーション向上

2つ目の効果は、社員のモチベーション向上につながる点です。

作業時間を短縮でき、働きやすい環境が構築できれば、社員のモチベーションを高く保つことができます。

社員が高いモチベーションで業務できることで、質の高い仕事の進め方ができるほか、従業員満足度や定着率の向上といった副次的効果を見込むことも可能です。

利益拡大による新事業への投資が可能

3つ目の効果は、利益拡大によって、新事業への投資が可能になる点です。

業務効率化は、利益と時間的リソースを生み出します。

このリソースを活用することにより、新事業への投資が可能になるのです。

これまでリソース不足により取り組めなかった事業に取り組めるようになるなど、業務効率化は、企業にとって良いサイクルを生み出すきっかけにもなります。

業務効率化の進め方

企業にとって多くのメリットをもたらす業務効率化ですが、ここではその進め方を確認していきます。

業務改善の実現に向けて、進め方は重要となりますので、参考にしてみてください。

業務フローの見直し

業務効率化を成功させるために、まずは現状を把握し、業務フローを見直す必要があります。

フローの見直しを怠って、改善が必要な箇所・業務が不明なまま、業務効率化を進めても効果は見込めません。

できる限り細かく業務フローを可視化して、ボトルネックとなっている箇所をあぶり出していきましょう。

効率化を進める業務の決定

現状を把握するための業務の可視化が完了したら、効率化を図りたい業務を決めていきます。

業務効率化の効果を高めるためには、以下の業務から優先的に取り組んでいくことをおすすめします。

また、効率化を図りたい業務を社内で行うのか、外部に依頼するのかの判断も重要です。

人的リソースに限りがある場合などは、思いきって外部に依頼することも検討してみましょう。

業務効率化手段の検討と実行

業務効率化を進める業務が決まったら、業務効率化の方法を検討し、実行していきます。

改善の4原則といわれる「排除」・「結合」・「交換」・「簡略化」の視点を加えて検討していくことで、より高い効果が見込めます。

具体的な業務効率化の方法に関しては、後ほど紹介します。

効果検証

最後に、業務見直しにより新たに構築されたフローで、業務効率が改善できているかの効果検証を行います。

「PDCAサイクル」を回していくなかで、うまく効率化が図れていない箇所が見つかった場合、改めて別のアクションを講じることも検討していきましょう。

業務効率化の具体的方法

最後に、業務効率化の具体的な方法を紹介していきます。

業務マニュアルの作成

1つ目の方法は、業務マニュアルの作成です。

業務の進め方やルールをマニュアルとして残すことで、業務が標準化され、作業効率アップにつながっていきます。

また、業務マニュアルは効率的な人材育成にも役立ちます。

業務マニュアルがあることで、先輩社員が付きっきりで研修を行う必要もなくなり、教育にかける時間や工数を削減することも可能です。

アナログ業務の自動化

2つ目の方法は、アナログ業務の自動化です。

これまで多くの時間を要し、人の手で行われていた作業を自動化することができれば、業務効率化に大きく近づきます。

例えば、エクセルのマクロ機能や、ロボットによる業務自動化であるRPAツールなどを活用することも、自動化を進める手段のひとつです。

タスク管理

3つ目の方法は、タスクの管理です。

タスク管理とは、業務内容を必要なタスク（作業）に細分化し、優先度を決めたうえで進捗を管理していくことを指します。

タスク管理を行うことで、各担当者に割り振られた業務を明確に管理することができます。

そのため、複数のタスクを抱えている場合は、特に効率良く仕事を進めることが可能です。

会議時間の見直し・削減

4つ目の方法は、会議時間の見直し・削減です。

定例会や業績報告会など、1日のうち、いくつも会議があるケースは少なくないと思います。

昔から続いているため、見直されることがなかった会議に関しても、本当に必要なのか、検討してみる価値があります。

会議時間を見直したり、会議自体を削減することで、別の仕事に時間を投資することができます。

また会議の資料作りなど事前準備も不要になるため、社員のモチベーションアップも見込めます。

外部サービスの利用

5つ目の方法は、人材派遣やアウトソーシングなど外部サービスを利用することです。

単純業務やマニュアル化しやすい業務などを外部に依頼することで、自社社員を他の業務に注力させることができます。

また高い専門知識が必要な業務に関しても、外部サービスであれば、その分野のスペシャリストを活用できる点もメリットです。

人材派遣においては、必要なタイミングで必要な人数だけの活用ができるため、人件費の抑制も可能です。

利用するにあたりコストは発生しますが、新たな事業に取り組めるようにもなるため、業務効率化につながっていきます。

最後に

業務効率化を図ることができれば、社員のモチベーションアップや企業の利益向上など副次的効果も多く見込めます。

業務効率化の実現に向けて、まずは現状を把握し、業務フローの見直しからスタートさせましょう。

その中で、最も効率化を進めるべき業務に対し、今回紹介した方法を参考にしながら改善に取り組んでみてください。

効果検証を重ねながら、自社に適した施策を見つけることができれば、業務効率化の実現にグッと近づけますよ。