業務効率化ツール５つを厳選して紹介！導入までの確認事項も合わせて解説

近年、働き方改革の実現のために、業務効率化や生産性向上が注目を集めています。

より高い効果をめざし、業務効率化ツールの導入を検討する企業も多いのではないでしょうか？

しかし、ツールを導入したいと思っていても、どれが自社に合ったツールなのかわからないという声も多く聞かれます。

そこで、今回は、業務効率化ツールを目的別に紹介していくとともに、導入に向けての確認事項も解説していきます。

業務効率化ツールの導入を検討されている企業の皆様は、参考にしてみてください。

業務効率化とは

業務効率化とは、業務上のムダな作業をなくし、仕事の効率を上げていくことです。

業務効率化の目的は、業務の中にある「ムダ」「ムリ」「ムラ」をなくすことにあります。

ツールを導入することで、業務効率化をスムーズに進めることが可能です。

では、ツールの導入によって、具体的にどのような効果が得られるかを見ていきましょう。

業務効率化ツール導入で得られる効果

業務効率化ツールを導入することで、以下の効果を得ることが可能です。

コスト削減

1つ目の効果は、コスト削減です。

不要な業務を削ることで、金銭的にも、時間的にもコストを減らすことができます。

時間的に余裕を生むことは、社員が働きやすい環境の構築にもなるため、定着率の向上も見込めます。

生産性向上

2つ目の効果は、生産性向上です。

ツールを導入し、業務のムダを減らすことができれば、社員にも余裕が生まれてくるようになります。

その結果、社員のパフォーマンスを最大に引き出すことができ、生産性向上につながっていきます。

業務効率化ツール導入における確認事項

ここでは、業務効率化ツールを導入するにあたり、確認しておきたい項目を紹介していきます。

コストをかけて導入した結果、失敗しないためにも確認しておきましょう。

自社の課題解決につながる機能の有無

1つ目の確認事項は、自社の課題解決につながる機能があるかないかです。

どれだけ有能な機能があっても、自社の課題を解決できる機能がないと実用性がありません。

どんな課題をツールで解決したいかを明確にしたうえで、課題解決できる機能を備えたツールを選ぶようにしましょう。

社内システムとの連携

2つ目の確認事項は、既存の社内システムと連携できるかどうかです。

業務効率化ツールは単体で機能が完結するものもありますが、他のシステムと連携することで、より業務改善効果を高めることができます。

既存の社内システムとの連携に対応しているかどうかも、導入前に確認しておきたいポイントのひとつです。

操作性が簡単か

3つ目の確認事項は、操作性が簡単かどうかです。

操作性が難しいツールを導入することで、新たにマニュアルを作成したり、研修を行う工数が発生するなど工数増加につながりかねません。

豊富な機能を持っていることは魅力的ですが、業務効率化の観点では、社員が使いこなしやすいツールを選ぶほうをおすすめします。

サポート体制の有無

4つ目の確認事項は、サポート体制があるかどうかです。

業務効率化ツールを提供している企業のサポート体制が充実しているかどうかも、
ツール選定において大きなポイントの一つです。

本番前の練習でうまく使いこなせず不安が残った場合でも、すぐに対応できるようなサポート環境があれば安心ですよね。

日本語対応されているか、電話やメールによるサポートやマニュアルなどの資料があるかなど、どのようなサポート体制が用意されているかも事前に確認しておきましょう。

業務効率化ツール紹介

ここからは、目的別にツールを紹介していきます。

どういう目的を達成するためにツールを導入するのか、その背景と照らし合わせながら、内容を確認ください。

定型作業を自動化したい

提携作業の自動化には、RPA「Robotic Process Automation （ロボティック・プロセス・オートメーション）」がおすすめです。

RPA導入により、定型業務をロボットで自動化させることで、計算ミスや誤字・脱字などの作業ミスを防ぐことができます。

今まで人間が手動でおこなっていた作業を、ロボットがおこなうため、残業を削減できるなど業務効率化につながります。

具体的には、以下のような業務を効率化できます。

RPA導入支援サービス

多くの企業で自動化の構築を行ってきたRPAのスペシャリストがRPAの導入支援を実施。

業務自動化をゼロからサポートしています。

またRPAを活用できる人材の派遣や紹介も対応しているため、RPAの専門人材がいない場合に安心して自動化を進めることができます。

コミュニケーションをスムーズに図りたい

社内SNSやWeb会議ツールなどのコミュニケーションツールを導入することで、コミュニケーションの質を高めることにつながります。

また業務連絡の時間を大幅に短縮できるため、意思の伝達をスムーズにすることが可能となります。

業務連絡だけでなく気軽なやりとりにも使えるため、社内交流を活発化させることができ、社員の定着効果も見込めます。

Slack

Slackとは、チャット機能やファイル管理などを搭載するビジネス用のコミュニケーションツールです。

PCでの利用はもちろん、スマートフォン用のアプリもAndroidとiOSの両方が提供されており、コミュニケーションツールとして使いやすい仕様となっています。

また、GoogleカレンダーやGoogleドライブなど外部のWebサービスとの連携が充実しているため、効率的に仕事を進めることが可能です。

機能・特徴について詳細はこちらでも確認いただけます。

タスク管理を強化したい

チーム単位でタスクを可視化したい場合、タスク管理ツールの導入がおすすめです。

タスク管理ツールを導入することで、スケジュールの抜け漏れやタスクの遅れにいち早く気づけ、円滑にプロジェクトをまわすことが可能になります。

Backlog

Backlogは、開発からマーケティング、人事・総務まで様々な職種で使われているタスク管理ツールです。

プロジェクト計画をガントチャートで可視化できるため、各担当者の作業や完了期限を明確にします。

メンバーの進捗を把握することで、作業の遅延にいち早く気づくことができます。

バージョン管理システム SVN や Git を使うことで、ソースコードを管理できるのも選ばれている理由の一つです。

機能・特徴について詳細はこちらでも確認いただけます。

顧客管理を強化したい

既存顧客との関係値構築や管理を強化したい場合、CRM「Customer Relationship Management （カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）」の導入がおすすめです。

CRMでは、すべての顧客情報をシステム上で一元管理できるため、営業担当者の対応漏れを防ぐことが可能です。

またCRMシステムにアクセスするだけで、簡単に情報を閲覧できるため、情報共有もスムーズになります。

Salesforce

Salesforceは、クラウド型CRMで非常に高いシェア率を誇っています。

CRMだけでなく、営業支援システムのSFA「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」機能も充実しているため、多角的な営業管理が可能です。

また、多くの基幹システムやMAツール（マーケティング・オートメーション）との連携が可能な点も魅力のひとつです。

ペーパーレス化を促進したい

今まで紙で行われていた契約書や稟議に関する煩雑な手続きも、ペーパーレス化ツールの導入により、クラウド上で行うことができます。

ペーパーレス化の促進は印刷の手間が省けるだけでなく、パスワード設定やバックアップなど、セキュリティ面で強化できる点も大きな特徴です。

また、書類管理をオンラインで行うことができるため、テレワークの推進にも効果的です。

CLOUDSIGN

CLOUDSIGN（クラウドサイン）は、日本の法律に特化した弁護士監修の電子契約サービスです。

ISMSやSOC2も含め、50以上のセキュリティチェック項目をクリアしているため、セキュリティ体制も万全です。

また、100以上の外部サービスと連携しているため、スムーズに業務へ導入することが可能です。

機能・特徴について詳細はこちらでも確認いただけます。

最後に

今回は、業務効率化ツールを導入する際に確認しておきたいポイントとともに、おすすめのツールを紹介しました。

業務効率化を図ることができれば、社員のモチベーションアップや企業の利益向上など副次的効果も多く見込めます。

まずは現状把握、業務フローの見直しから自社の課題を明確にしていきましょう。

その中で、自社に適したツールを見つけることができれば、業務効率化の実現にグッと近づけますよ。