外国人を採用した時に行なう「ビザ切り替え」のポイント！雇用時の必要書類や準備についても解説

外国人を採用したいと考えているけれど、色々な手続きが必要だと聞いて採用まで進めずにいる採用担当の方もいるのではないでしょうか？

この記事では、ビザとは一体なんなのか？雇用時にはどんな書類や準備が必要なのか、また、外国人を採用する際に必要なビザのお話のうち「ビザの切り替え」に焦点をあてて基礎知識をご紹介していきます。

そもそもビザとは、どんなもの？

外国人を採用する場合、日本人を採用する場合とは違う手続きが発生します。

なかでも重要なのが「在留資格」の手続きです。

在留資格とは、日本の入国管理局が外国人に向けて発行する資格のことで、一般的に言われている「ビザの切り替え」とは在留資格の変更手続きのことを指します。

在留資格には様々な種類があり、なかには日本で働くことが許されていないものもあります。

もし、働く資格のない外国人を働かせてしまった場合、例え故意でなくとも「不法就労」の対象となり、雇用主も罰則を受けます。外国人を採用する際には、責任をもって在留資格を確認して、必要であれば変更手続きを行わなければなりません。

新卒の外国人を採用した場合の手続き

新卒の外国人を正社員で採用した場合、「留学生ビザ」から「就労ビザ」に切り替える必要があります。

外国人の学生に内定をだしたからといって、それが「日本で働ける」という許可にはなりません。

内定後に、採用した職種に合わせて、在留資格の申請を行い、正式に国から許可が下りてから、やっと働けるようになるのです。ちなみにこの手続きは企業側が行うことが一般的です。

また外国人の留学生は「観光ビザ（短期滞在ビザ）」で大学などを受験し、合格してから留学ビザに切り替えるのが通常の流れです。

原則として「観光ビザ」から「就労ビザ」に切り替えることはできません。面接の際に、留学ビザにきちんと切り替えていることを確認しておくのが良いでしょう。

必要な書類、企業側で準備するもの・こと

採用によるビザ切り替えの申請に対し、企業は以下の書類を準備する必要があります。

A）在留資格変更許可申請書（所属機関等作成用1・2）
B）雇用契約書または採用内定通知書
C）法人登記事項証明（発行後３カ月以内のもの）
D）決算報告書（損益計算書）
E）給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の写し（要税務署受理印）
F）会社案内（パンフレット／企業サイトを印刷したもの）
G）雇用理由書

なお、上場企業、もしくは年間1,500万以上の所得税を払っている企業は簡素化されます。

上記のA）とE）の書類と、会社四季報の写しなど上場企業であることがわかる証明書だけで原則OKです。

留学生を新卒で採用する場合のフロー

外国人留学生を新卒で採用する際のフローを説明します。

1. 採用前の在留資格を確認する（留学OR特定活動のはず）
2. 書面での雇用契約書の締結（日本語版＋母国語／英語版）
3. 業務に該当する就労ビザの申請（＝在留資格変更許可申請）
4. 受け入れ体制の整備（住居／業務マニュアル／研修準備など）
5. 入社後のフォローや手続き

・外国人雇用状況届出書の提出（ハローワーク）
・保険や年金などの加入手続き（日本人人材と同様）

外国人の転職者に関しても手続きが必要

入国管理局に申請している就労ビザの内容と違う職務に就いていると「不法就労」となります。

外国人の中途社員を採用する際にはしっかり確認して、必要であれば変更手続きをしましょう。

採用する外国人が転職者の場合、前職での職種と入社後の職種が同じか、違うかで手続きが異なります。

前職と同職種で採用する場合

前職と同じ職種で採用する場合のフローを見ていきましょう。

1. 採用前の在留資格を確認する（前職職種に一致しているはず）
2. 書面での雇用契約書の締結（日本語版＋母国語／英語版）
3. 受け入れ体制の整備（住居／業務マニュアル／研修準備など）
4. 入社後に必要な手続き

・【本人】所属機関に関する届出（14日以内に出入国在留管理庁へ）
・【本人／企業】就労資格証明書の交付申請（出入国在留管理庁）
・【企業】中長期在留者の受入れに関する届出（出入国在留管理庁）
※下項、外国人雇用状況届出書提出の場合は不要
・【企業】外国人雇用状況届出書の提出（ハローワーク・年金事務所）
・【企業】保険や年金などの加入手続き（日本人人材と同様）

在留資格変更許可申請は不要で、ビザの更新時期がきたら対応します。

前職と違う職種で採用する場合

例えば、林業から接客業、工場勤務から漁業など、前職とはまったく異なる職種に転職した場合のフローを見ていきましょう。

1. 採用前の在留資格を確認する（前職職種に一致しているはず）
2. 書面での雇用契約書の締結（日本語版＋母国語／英語版）
3. 業務に該当する就労ビザの申請（＝在留資格変更許可申請）
4. 受け入れ体制の整備（住居／業務マニュアル／研修準備など）
5. 入社後に必要な手続きは「前職と同職種で採用する場合」と同じ

外国人を採用する雇用主は、採用した外国人と密にコミュニケーションを取りながら慎重に採用手続きを進めましょう。

また、以下の記事では外国人採用についてさらに詳しく解説していますので参考にしてください。

▼関連記事
外国人の採用手続きマニュアル！面接から就労ビザ申請、採用後の注意点まで解説

配偶者ビザと家族滞在ビザの違い

日本で働く外国人のなかには、ビザの切り替えが必要ない外国人もいます。

たとえば、永住者ビザを取得している外国人や、日本人の配偶者である外国人などがそれに当てはまります。

ここで注意したいのが、外国人の配偶者は、配偶者ビザに当てはまらないことがあるということです。

日本で就労ビザを取得して働いている外国人の家族（外国人の妻や夫など）については、家族滞在ビザに該当します。

家族滞在ビザは、資格外活動許可を取得しない限り働くことはできません。

資格外活動許可を取得していたとしても、1週間に28時間以内と労働時間制限があるので、雇用した企業側でしっかりと労務管理をする必要があります。

外国人採用は正確な情報と知識を得ながら進めよう

外国人を採用する場合、こうしたビザ申請や届出の問題はついて回ります。

不備があると、企業として背負うリスクも大きいです。事前準備として正確な知識を得たうえで募集されることをおすすめします。

こちらの記事では外国人を採用・雇用するときに必要な基礎知識や外国人人材紹介会社の選び方をまとめて解説しています。あわせてご覧ください。

▼関連記事
【失敗しない外国人の採用・雇用】必要な基礎知識や外国人人材紹介会社の選び方をまとめて解説