外部委託を利用するメリットとは？派遣との違いや導入時の注意事項も解説

生産性の向上は、企業が目指したいゴールの一つです。

しかし、実際には利益に直結しない業務の対応などで、効率よく仕事を進めることができていない現状があります。

そこで注目を浴びているのが、外部委託です。

外部委託を利用することで、利益に直結する業務のみに集中することもできるため、生産性向上につなげることが可能です。

今回は、外部委託のメリット・デメリットを中心に、導入時の注意事項を紹介していきます。

同じく外部に業務を依頼する人材派遣との違いについても解説しますので、社内の業務効率化を図りたい方はぜひご覧ください。

外部委託とは

外部委託とは、自社の業務の一部を外部企業へ委託することを指し、別名アウトソーシングとも呼びます。

外部委託を利用することで、自社資源の活用を抑えることができ、コストの削減につながるといった利点が得られます。

まずは、どのような業務が外部委託することに適しているのかを見ていきましょう。

外部委託に適した業務

外部委託は外部企業に業務を依頼するため、マニュアル対応が可能な定型化されている業務や、利益を生まない非専門的な業務が適していると言われています。

具体的には、以下の業務が挙げられます。

• 給与計算
• 経理・会計業務
• テレアポ
• コールセンター
• 在庫管理

外部委託と人材派遣の違い

外部に業務を依頼し、最適化を図る方法には、人材派遣サービスもあります。

外部委託と人材派遣では、サービス内容にどのような違いがあるのでしょうか？

ここでは、項目別に違いを見ていきましょう。

契約形態

外部委託は委託会社と「業務委託契約」を締結し、人材派遣は人材派遣会社と「労働派遣契約」を締結します。

契約形態が異なるため、雇用形態に合わせて、正しい契約を締結するようにしましょう。

対価

外部委託は、「業務や成果物」に対し、対価を支払います。

賃金が発生するタイミングは、プロジェクト完了時やアウトプット納品後です。

一方、人材派遣は「派遣先での労働時間」に対し、対価を支払います。

派遣先に労働力を提供するため、スタッフが働いた時間に対して賃金が発生します。

指揮命令

外部委託では「委託会社」が、人材派遣では「派遣先企業」が業務指示を出します。

外部委託では企業から指揮命令できませんが、人材派遣では企業から指揮命令することが可能です。

利用できる期間

それぞれのサービスで、利用できる期間も異なります。

外部委託の場合、企業と取り交わした期間が終了するまで利用することが可能です。

一方、人材派遣の場合、同じ派遣先企業に対し派遣できる期間は3年が限度となっています。

制限業務

外部委託の場合、制限される業務内容はありません。

しかし、人材派遣においては、法律で禁止されている業務があります。

具体的には、港湾運送業務・建設業務・警備業務・弁護士や社会保険労務士などの「士」業務が当てはまります。

このように特徴が異なるため、自社の状況に合わせて、サービスを選択するようにしましょう。

外部委託のメリット

ここからは外部委託のメリットに関して、紹介していきます。

コスト削減が可能

まずは、人件費などのコストを削減できる点が挙げられます。

先ほども紹介した通り、外部委託の場合、成果物に対し対価を支払います。

そのため、人件費を支払う必要がありません。

また人件費と合わせて、通勤交通費や社会保険料などのコストも支払うことがないため、大幅なコストカットが可能です。

利益に直結する業務に集中できる

次に、営業活動などの利益に直結する業務に集中できる点が挙げられます。

マニュアル対応が可能な定型化されている業務を外部委託することで、従業員の時間的工数を減らすことができます。

外部委託することで減らすことができた時間で、営業活動などに注力することができるため、企業の利益拡大に貢献できる可能性が拡がります。

業務効率が上がる

業務効率が上がる点も、外部委託するうえで大きなメリットになります。

委託会社は、特定業務を専門に活動しているため、専門知識・ノウハウを多く保有していることが多いです。

そのため外部委託を利用することで、自社で運営していた時と比較し、業務効率を向上させることが可能です。

また、成果物が対価の対象となることから、安定した業務品質を得ることができることもメリットです。

外部委託のデメリット

次に外部委託を利用する上でのデメリットを紹介します。

社内にノウハウが蓄積しない

外部委託を利用することで、社員がその業務の経験を積むことができなくなり、社内にノウハウが蓄積されない可能性が出てきます。

ただし委託する業務内容は、ノウハウの蓄積がそれほど必要のない業務となることが多いため、デメリットを最小限に抑えることが可能です。

どうしても委託している業務のノウハウを蓄積したい場合は、定例会を毎月実施し、業務報告をしてもらうなどの対策が有効です。

情報漏えいのリスクがある

委託する業務の中には、個人情報や機密情報を取り扱うこともあるため、社外秘の情報が外部に漏れてしまうリスクが考えられます。

そのため外部委託先の企業が、守秘義務をしっかり守ることができる会社なのかを、しっかり見極めておく必要があります。

その際、プライバシーマークを取得している企業であるかどうかは判断基準の一つになり得ます。

プライバシーマークは、事業者が個人情報の取扱いを適切に行う体制があることを評価しています。

プライバシーマークを取得している企業に委託することで、情報漏えいのリスクを低減することができます。

外部委託導入の注意点

最後に外部委託を導入するにあたり、抑えておきたいポイントを二つ紹介します。

既存業務の洗い出し

一つ目のポイントは、既存業務の洗い出しです。

外部委託を活用する際、まずは今ある業務を洗い出して、業務の全体像を把握しておく必要があります。

目的は、各業務の課題やムダのある業務を洗い出し、委託範囲を選定することです。

具体的には業務フローや作業工程を可視化したり、社員にヒアリングを実施することで洗い出しを行っていきましょう。

業務責任範ちゅうの確認

二つ目のポイントは、業務責任範ちゅうの確認です。

外部委託の場合、委託先企業から指揮命令が行なわれるため、業務管理が難しくなることがあります。

よって、外部委託先との契約時には、業務内容や納期だけでなく、事故が起こった場合の責任範囲などをしっかりと取り決めておくことが必要です。

業務の責任範囲を明確にすることで、外部委託先とトラブルを未然に防ぐようにしましょう。

まとめ

外部委託には、コスト削減や業務効率の向上などのメリットがある反面、情報漏えいやノウハウが蓄積されないといったリスクもあります。

そのため、外部委託のメリットとデメリットをしっかりと比較検討したのち、委託先企業を選定することをおすすめします。

なかには導入前の相談から対応してくれる委託先企業もありますので、まずは気軽に相談してみましょう。